International Office

Welcome Centre for Hosts

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen, sowie der Betreuung von Promovierenden.

Sie möchten eine:n wissenschaftliche:n Mitarbeiter:in oder eine:n Professor:in einstellen, der/die aus dem Ausland an die RUB kommt?

  • Wie für die Einstellung aller wissenschaftlichen Beschäftigten finden Sie die relevanten Dokumente im Serviceportal (nur für RUB Angehörige) unter Punkt 11: „Einstellungsantrag und weitere Dokumente vorbereiten“.
  • Für Professor:innen finden Sie im Serviceportal (nur für RUB Angehörige) zusätzliche Informationen, sowie einen Leitfaden.
  • Unter jedem Dokument finden Sie in der Box „Dazugehörige Dokumente“ entweder ein englisches Formular (z.B. Personalbogen), oder eine englische Ausfüllhilfe. RUB-interne Formulare können teilweise direkt in der englischen Version unterschrieben und eingereicht werden. Die Formulare für das LBV müssen derzeit noch in der deutschen Version ausgefüllt und unterschrieben werden.

Häufige Rückfragen

Zu folgenden Punkten in den Dokumenten gibt es häufige Rückfragen:

  1. Steueridentifikationsnummer: Durch eine Erstanmeldung in Deutschland (nach der Einreise) wird eine Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern generiert, welches dann eine Steueridentifikationsnummer per Post an die Meldeadresse versendet. Um die Zustellung sicherzustellen muss der Name eindeutig am Briefkasten erkennbar sein. Die Steuer ID kann in der Regel erst nach der Einreise und häufig auch erst nach Beginn des Arbeitsvertrags an das LBV übermittelt werden. Das führt ggf. im ersten Monat zu einer Besteuerung in Steuerklasse 6. Nachdem die Steuer ID an das LBV übermittelt wurde wird die Steuerklasse rückwirkend angepasst (ab Meldedatum) und die zu viel einbehaltene Steuer wird im nächsten Monat automatisch erstattet.

  2. Aufenthaltserlaubnis: wissenschaftliche Beschäftigte, die mit einem Visum nach Deutschland einreisen, können in der Regel noch keine Aufenthaltserlaubnis über den gesamten Beschäftigungszeitraum vorlegen. Sie benötigen erst den Arbeitsvertrag um die Aufenthaltserlaubnis bei der Ausländerbehörde beantragen zu können. Unterstützung dabei erhalten sie durch das Welcome Centre.

  3. Bankkonto: in der Regel kann ein deutsches Bankkonto erst nach der Einreise eröffnet werden. Die Bankdaten sollten dem Personaldezernat dann so bald wie möglich vorgelegt werden, damit das LBV die Gehaltszahlung veranlassen kann.

  4. Krankenversicherung: Beschäftigte haben das Recht sich bei einer Krankenversicherung ihrer Wahl anzumelden. Wenn sie von dem Wahlrecht keinen Gebrauch machen werden sie durch das LBV Pflichtversichert (in der Regel bei der AOK). Ein Problem tritt aber häufig dadurch auf, dass das LBV die Anmeldung bei der AOK Rheinland/ Hamburg vornimmt. Die AOK Rheinland/ Hamburg kann aber Mitglieder die im Ruhrgebiet wohnen gar nicht aufnehmen, weil hier die AOK Nordwest zuständig ist. Daher empfehlen wir von dem Wahlrecht Gebrauch zu machen und sich nach der Einreise selbst bei einer Krankenversicherung anzumelden.

Unterkunft

Wissenschaftliche Beschäftigte, die aus dem Ausland an die RUB kommen, können eine Unterkunft in den Gästehäusern für internationale Forschende anfragen. Die Anfrage sollte so früh wie möglich gestellt werden, die Vergabe erfolgt 2 Monate vor geplantem Einzugsdatum. Der Einzug kann aus organisatorischen Gründen erst am 3. Tag des ersten Mietmonats ab 12 Uhr erfolgen. Die Anfrage muss über den Lehrstuhl / die betreuende Einrichtung erfolgen.

Visum und Einreise

Sollte für die Einreise ein Visum erforderlich sein sollten ggf. einige Monate Vorlauf eingeplant werden. Wie schnell die Terminvergabe und Visumserteilung an den Botschaften und Konsulaten geht variiert sehr stark. Der Forscher/ die Forscherin sollte sich so schnell wie möglich bei der zuständigen Auslandsvertretung informieren. In der Regel kann ein Visum zum Zweck der Forschung beantragt werden, dafür muss eine „Aufnahmevereinbarung“ abgeschlossen werden. Diese kann durch den verantwortlichen wissenschaftlichen Betreuer ausgestellt werden. Hier finden Sie eine Muster-Aufnahmevereinbarung.

Nach der Einreise bietet das Welcome Centre Unterstützung bei der Erledigung der relevanten Formalitäten an. Bitten Sie die Beschäftigten gerne sich beim Welcome Centre anzumelden.

Sie möchten einen (Gast-)Doktoranden oder eine (Gast-)Doktorandin betreuen der/die aus dem Ausland an die RUB kommt?

Immatrikulation 

Die Immatrikulation erfolgt über das Online-Portal des Studierendensekretariates. Das Welcome Centre hat eine Schritt für Schritt Anleitung zu der Einschreibung zusammengestellt.

Doktoranden können sich jederzeit unabhängig von den Fristen einschreiben. Grundsätzlich fällt unabhängig vom Zeitpunkt der Einschreibung der volle Sozialbeitrag an. Anteilige Kosten für das Ticken können aber ggf. durch den ASTA erstattet werden.

Nach dem Versenden der Online-Immatrikulation erhalten die angehenden Promovierenden eine Immatrikulationsnummer und den Link zu einem Portal, wo dann alle notwendigen Dokumente hochgeladen werden müssen. Dabei ist zu beachten:

  • Wer eine private Krankenversicherung hat (z.B. mawista) der muss bei einer gesetzlichen Krankenkasse eine Bescheinigung darüber anfordern, dass keine gesetzliche Sozialversicherungspflicht gesteht. Das trifft in der Regel auf Stipendiatinnen und Stipendiaten zu

  • Promovierende der RUB benötigen die Zulassungsbestätigung zur Promotion durch die Fakultät

Visum und Einreise 

Sollte für die Einreise ein Visum erforderlich sein sollten ggf. einige Monate Vorlauf eingeplant werden. Wie schnell die Terminvergabe und Visumserteilung an den Botschaften und Konsulaten geht variiert sehr stark. Der Doktorand oder die Doktorandin sollte sich so schnell wie möglich bei der zuständigen Auslandsvertretung informieren. In der Regel können Visa zum Zweck des Studiums oder zum Zweck der Forschung erteilt werden.

Für ein Visum zum Zweck des Studiums wird in der Regel die Vorlage einer Zulassung verlangt. Für Gastdoktorandinnen und –doktoranden (mit Abschluss im Ausland) kann diese beim Welcome Centre angefordert werden, für Promovierende an der RUB muss die Zulassung durch die Fakultät erfolgen.

Für ein Visum zum Zweck der Forschung muss eine „Aufnahmevereinbarung“ abgeschlossen werden. Diese kann durch den verantwortlichen wissenschaftlichen Betreuer ausgestellt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die Finanzierung während des gesamten Zeitraums durch eine zuverlässige und nachvollziehbare Quelle gesichert ist (z.B. durch RUB-Mittel, DFG-Mittel, DAAD-Stipendium). Hier finden Sie eine Muster-Aufnahmevereinbarung.

Bitten Sie die Doktorandin oder den Doktorand gerne sich bereits vor der Einreise beim Welcome Centre anzumelden.

Unterkunft 

Promovierende können eine Unterkunft in den Gästehäusern für internationale Forschende anfragen. Die Anfrage sollte so früh wie möglich gestellt werden, die Vergabe erfolgt 2 Monate vor geplantem Einzugsdatum. Der Einzug kann aus organisatorischen Gründen erst am 3. Tag des ersten Mietmonats ab 12 Uhr erfolgen. Die Anfrage muss über den Lehrstuhl / die betreuende Einrichtung erfolgen.

Bei Ankunft im Gästehaus liegt ein Informationspaket inklusive einer Login ID für die ersten Tage bereit. Die dauerhafte Login ID erhalten die Promovierenden nach der Einschreibung.

Sie planen eine:n wissenschaftliche:n Mitarbeiter:in einstellen der/die (noch) keinen Wohnsitz in Deutschland haben wird?

  • Vor der Einstellung sollten Sie unbedingt mit dem Personaldezernat klären, ob eine Ausübung der Beschäftigung in dem jeweiligen Land rechtlich möglich ist.

Häufige Rückfragen und weiterführende Links

Zu folgenden Punkten in den Dokumenten gibt es häufige Rückfragen:

  1. Steueridentifikationsnummer: Hat der/die zukünftige Beschäftigte noch nie einen Wohnsitz in Deutschland gehabt muss in der Regel ein Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer für das jeweilige Jahr an das Finanzamt Düsseldorf-Süd (Betriebsstätten Finanzamt) gestellt werden. Adresse: Kruppstraße 110-112, 40227 Düsseldorf

  2. Krankenversicherung: liegt der Dienstort laut Arbeitsvertrag nicht in Deutschland sollte bei dem Träger der Sozialversicherung in dem jeweiligen anderen Land eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Diese legt offiziell fest welches Sozialversicherungsrecht gilt. Wenn deutsches Recht gilt, dann erfolgt eine Versicherung bei der deutschen gesetzlichen Krankenversicherung und alle Sozialversicherungsbeiträge werden sowohl vom Arbeitgeber, als auch vom Arbeitnehmer in Deutschland abgeführt. Wenn das Recht des anderen Landes gilt: Das LBV würde in diesem Fall das Gehalt ohne Abzüge für die Sozialversicherung auszahlen. Der/Die Beschäftigte müsste die Beiträge selbstständig in das Sozialversicherungssystem des jeweiligen Landes abführen. In vielen Ländern ist es verpflichtend einen Steuerberater dazu einzusetzen.

  3. Beschäftigungserlaubnis in Deutschland: Sollte der Dienstort teilweise in beiden Ländern liegen, so sollte unbedingt sichergestellt werden, dass auch für Deutschland eine Beschäftigungserlaubnis vorliegt.

Weitere Links:

Die RUB Research School ist die campusweite Graduiertenschule für alle Promovierenden an der Ruhr-Universität Bochum.

Die RUB sorgt mit verschiedenen Angeboten für optimale Forschungsbedingungen für Wissenschaflter:innen.

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