Welcome Centre für gastgebende Lehrstühle

Wir empfehlen, sich frühestmöglich um eine Unterkunft zu kümmern.

• Die Universität hat Gästehäuser für internationale Forschende. Die Anfrage für eine Unterkunft kann ausschließlich über den Lehrstuhl oder die betreuende Einrichtung bei Beate Seidemann eingereicht werden: beate.seidemann@rub.de.
• Das AKAFÖ bietet Unterkünfte für Studierende an, hier werden jedoch Bachelor- und Masterstudierende zuerst berücksichtigt.
• Alternativ müssen die Forschenden sich auf dem freien Wohnungsmarkt umsehen.

Drittstaatler*innen benötigen je nach Staatsangehörigkeit ggf. ein Visum zur Einreise nach Deutschland oder müssen spätestens in Deutschland einen Aufenthaltstitel beantragen.

• Bitte beachten Sie, dass jegliche Erwerbstätigkeit nur mit passender Arbeitserlaubnis* erlaubt ist! Dazu zählt auch Forschung ohne Arbeitsvertrag.

^{*Ausnahmen gelten möglicherweise für Forschungsaufenthalte von nicht mehr als 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten für Personen, die visumsfrei einreisen können (vgl. §30 BeschV)). Dies muss im Vorfeld von der zuständigen Botschaft bestätigt werden.}

• Falls der/die Forschende mit einem Visum nach Deutschland einreist, sollte dieses bereits für den passenden Zweck ausgestellt sein. Ein Wechsel des Zwecks bei Beantragung des Aufenthaltstitels in Deutschland ist i.d.R. nur bei Änderungen der Situation angedacht.

Bei dem Einstellungsprozess ist das Dezernat 3 der erste Ansprechpartner.

• Wie für die Einstellung aller wissenschaftlichen Beschäftigten finden Sie die relevanten Dokumente im Serviceportal unter Punkt 11: „Einstellungsantrag und weitere Dokumente vorbereiten“. Im Formularschrank zu den jeweiligen Unterlagen finden Sie unter „Dazugehörige Dokumente“ entweder ein englisches Formular oder eine englische Ausfüllhilfe.
• Ebenfalls gibt es Leitfäden für internationale (Gast-)Professor*innen
• Zusätzlich gibt es einen Leitfaden für die Einstellung internationaler wissenschaftlicher Angestellter.

^{(Das Serviceportal steht nur Beschäftigten der RUB innerhalb des Campusnetzwerkes zur Verfügung.)}

Steueridentifikationsnummer:
Nach der ersten Anmeldung in Deutschland erhalten die Forschenden die Steuer-ID per Post (Achtung: der Name muss am Briefkasten zu erkennen sein).
Sobald die Steuer-ID vorliegt, sollte diese schnellstmöglich an die Personalabteilung und das LBV übermittelt werden. Bevor die Steuer-ID vorliegt, werden die Forschenden in Steuerklasse VI einsortiert. Sobald das LBV die Steuer-ID erhält, wird die Steuerklasse angepasst. Die zu viel einbehaltene Steuer wird automatisch erstattet, sofern kein Jahreswechsel dazwischen liegt. In dem Fall kann die Erstattung nur über die Steuererklärung beantragt werden.

Bankkonto:
Meist kann ein deutsches Bankkonto erst nach der Einreise, oft auch erst nach der Anmeldung, eröffnet werden. Die Bankdaten sollten dem Personaldezernat dann so bald wie möglich vorgelegt werden, damit das LBV die Gehaltszahlung veranlassen kann.

Krankenversicherung:
Beschäftigte werden in der Regel bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert und können sich diese frei aussuchen. Wenn sie von dem Wahlrecht keinen Gebrauch machen, werden sie durch das LBV pflichtversichert. Wir empfehlen ausdrücklich, dass sich die Beschäftigten rechtzeitig selbst anmelden, da die Anmeldung durch das LBV regelmäßig zu Komplikationen und Verzögerungen führt. Sie finden weitere Informationen zur Krankenversicherung auf unserer Website.

Bei der Einschreibung wird zwischen Regelpromotionsstudierenden (erhalten den Abschluss von der RUB) und Gastpromotionsstudierenden (erhalten den Abschluss von einer anderen Universität) unterschieden.

• Regelpromotionsstudierende müssen sich immatrikulieren, die Zulassungsbestätigung wird von der Fakultät erstellt.
• Gastpromotionsstudierende können sich i.d.R. aussuchen, ob sie sich einschreiben möchten, sie erhalten den Zulassungsbescheid vom Welcome Centre.

Alle Promotionsstudierenden können sich gerne an uns wenden, um detaillierte Informationen zur Einschreibung zu erhalten: welcome-centre@uv.rub.de.

Je nach Status an der RUB, erhalten die Forschenden eine RUB-LoginID auf unterschiedliche Art und Weise.

• Mitarbeitende erhalten mit Beginn des Arbeitsverhältnisses automatisch eine LoginID.
• Eingeschriebene Studierende erhalten im Immatrikulationsprozess automatisch eine LoginID.
• Für alle anderen Forschenden muss bei Bedarf über den Lehrstuhl bei den IT.Services eine LoginID beantragt werden. Informationen und das Antragsformular dazu finden Sie hier unter „Weitere Gruppen“.

Für die RUB-Bibliotheken gibt es keinen Bibliotheksausweis mehr, die Ausleihe geschieht über die RUB Bib App. Dafür wird ein Konto benötigt.

• Mitarbeitende erhalten über die LoginID automatisch ein Bibliothekskonto.
• Eingeschriebene Studierende erhalten über die LoginID automatisch ein Bibliothekskonto.
• Andere Forschende, die sich in Deutschland im Bürgerbüro anmelden, können den Zugang selbst bei der Universitätsbibliothek beantragen. Sofern eine LoginID über den Lehrstuhl beantragt wird, empfehlen wir auf diese zu warten, damit das Konto damit verknüpft werden kann.
• Andere Forschende, die sich in Deutschland nicht im Bürgerbüro anmelden, können über das Welcome Centre einen Zugang beantragen: welcome-centre@uv.rub.de.

Wir bitten Sie, den/die von Ihnen eingeladene Wissenschaftler*in vor der Ankunft an der RUB auf Folgendes hinzuweisen:

• Um die Services des Welcome Centres in Anspruch zu nehmen, müssen sich die Forschenden in unserer Datenbank anmelden.
• Wir empfehlen die Teilnahme an einer unserer Welcome Sessions vor oder kurz nach Beginn des Aufenthalts.
• Die Forschenden sollten sich frühzeitig insbesondere um einen Aufenthaltstitel und eine Unterkunft kümmern.
• Hier ist eine Übersicht mit (möglichen) ersten Schritten nach der Ankunft.